Comment choisir son logiciel de GED efficacement ?

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Comment choisir son logiciel de GED efficacement ?

La dématérialisation des documents papier est devenue un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises soucieuses d’optimiser leur flux de travail et de rationaliser le stockage de leurs informations. La gestion électronique des documents (GED) offre une solution centralisée pour numériser, organiser, partager et archiver l’ensemble des documents d’une organisation. Cependant, choisir le bon outil GED peut s’avérer un défi. Dans cet article, nous vous guidons pour faire le meilleur choix en fonction de vos besoins spécifiques.

Analyser en profondeur vos processus documentaires

Avant de vous lancer dans la sélection d’un logiciel GED (voir la définition de la GED), il est essentiel de bien comprendre vos besoins actuels et futurs en termes de gestion documentaire. Quels types de documents votre entreprise génère-t-elle (factures, contrats, rapports, etc.) ? Quels sont les workflows de validation, d’archivage et de partage en place ? Qui sont les utilisateurs clés et quels rôles jouent-ils dans le cycle de vie des documents ?

Les besoins varient considérablement selon la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et les habitudes de travail. Il faut également anticiper les évolutions à venir, comme :

  • la croissance des équipes ;
  • l’ouverture de nouveaux sites ;
  • ou l’adoption du télétravail.

Une solution GED performante doit pouvoir s’adapter pour répondre aux besoins à long terme.

Identifier les fonctionnalités GED indispensables

Tous les logiciels de gestion électronique des documents ne se valent pas en termes de fonctionnalités. Certaines sont absolument indispensables, comme l’indexation et la recherche avancée grâce à des métadonnées pertinentes. La sécurité et la gestion fine des accès sont également primordiales pour protéger vos informations sensibles.

Un bon outil GED doit pouvoir s’interfacer avec vos autres systèmes clés, tels que l’ERP ou le CRM. Les fonctions de collaboration (gestion des versions, suivi des modifications, annotations, etc.) et de partage facilitent grandement le travail d’équipe autour des documents. Dans l’ère du numérique, il est essentiel qu’un logiciel GED moderne soit accessible en mobilité.

Évaluer les solutions GED leaders du marché

Évaluer les solutions GED leaders du marché

Sur le marché de la dématérialisation, vous trouverez des solutions open source gratuites comme :

  • Alfresco ;
  • Nuxeo ;
  • mais aussi des éditeurs proposant des offres propriétaires facturées au nombre d’utilisateurs, comme DocuWare ou M-Files.

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise option par défaut, tout dépend des finances et des besoins spécifiques de votre entreprise.

Pour bien évaluer les différents logiciels GED, il est indispensable de demander des démonstrations approfondies et de profiter d’essais gratuits lorsque c’est possible. Lire les avis et retours d’expérience d’autres utilisateurs vous aidera également à vous faire une idée précise des forces et faiblesses de chaque solution.

Prendre en compte le coût total de possession

Au-delà du prix de la licence logicielle, il est crucial de considérer le coût total de possession (TCO) sur le long terme. Des frais cachés comme le déploiement initial, les développements spécifiques, le stockage cloud, les éventuelles options payantes ou la formation des utilisateurs doivent être intégrés dans le calcul du budget.

Le retour sur investissement (ROI) d’un projet de dématérialisation n’est pas toujours facile à chiffrer, mais les gains de productivité et l’optimisation des workflows se traduisent généralement par des économies substantielles. Les coûts liés au support technique et à la maintenance ne sont pas à négliger non plus.

En suivant ces étapes – analyser vos processus documentaires, lister les fonctionnalités GED indispensables, comparer les solutions leaders du marché et calculer précisément le TCO – vous serez en mesure de faire un choix éclairé et d’opter pour l’outil de gestion électronique des documents le plus adapté aux besoins de votre entreprise.

Besoin d’un accompagnement expert ? N’hésitez pas à faire appel à un consultant GED spécialisé. Régulièrement, des listes de logiciels GED recommandés sont également publiées par des organismes indépendants. Avec les bonnes ressources, votre projet de dématérialisation sera un succès !

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